Klachtenprocedure

Alle medewerkers van Het Gegevenshuis doen hun werk zo nauwkeurig mogelijk en met een zo goed mogelijke inzet. Menselijke vergissingen en fouten komen desondanks voor, al proberen wij die te voorkomen.

Het kan zijn dat u toch niet tevreden bent over producten of diensten van Het Gegevenshuis of over het contact met onze medewerkers. Hieronder leest u wat u kunt doen met uw klacht.

Het Gegevenshuis is een gemeenschappelijke regeling, zijnde een openbaar lichaam. Dit betekent dat de Algemene wet bestuursrecht van toepassing is op onze organisatie, dus ook het hoofdstuk klachtbandeling uit deze wet (hoofdstuk 9).

De klachtenprocedure die Het Gegevenshuis hanteert, zorgt ervoor dat aan klachten op verantwoorde wijze aandacht wordt besteed. Het doel van de klachtenprocedure is dan ook, het zo mogelijk wegnemen van de oorzaak van de klacht en het voorkomen van (soortgelijke) klachten in de toekomst. Mogelijk zal uw klacht kunnen bijdragen aan kwaliteitsverbetering van Het Gegevenshuis.

Ideeën en klachten of complimenten

Het Gegevenshuis doet er alles aan om haar deelnemers en klanten zo volledig mogelijk te ontzorgen op het gebied van inwinnen, beheren en leveren van informatie uit (basis)registraties. Het kan echter zijn dat u ergens niet helemaal tevreden over bent en suggesties heeft om de dienstverlening te verbeteren. Of misschien is u iets opgevallen dat voor verbetering in aanmerking komt. Laat het ons weten zodat er iets mee gedaan kan worden. Uiteraard staan wij ook open voor positieve ervaringen.

Wat is een klacht?

Onder een klacht verstaan wij iedere uiting van ontevredenheid door een klant of organisatie over (de beleving van) een product of dienst van Het Gegevenshuis. Een klacht kan betrekking hebben op de werkwijze , de dienstverlening of een gedraging van een medewerker van Het Gegevenshuis.

Doelstellingen

De doelstellingen van onze klachtenprocedure zijn:

1. Het vastleggen en volgen van een interne procedure om klachten van deelnemers, afnemers of organisaties binnen de wettelijke kaders van de klachtenregeling uit titel 9:4 van de Algemene wet bestuursrecht af te handelen.
2. Behoud en verbetering van de kwaliteit door middel van een professionele klachtenbehandeling.

Wat te doen bij een klacht?

U kunt mondeling, telefonisch, per e-mail of schriftelijk een klacht indienen bij Het Gegevenshuis:

Bezoekadres
Emile Erensplein 55, 6371 GH Landgraaf

Postadres
Postbus 31300, 6370 AH Landgraaf

Telefoonnummer
045 - 569 56 00 (08:00-17:00 uur)

E-mailadres:
info@gegevenshuis.nl

Alle klachten die bij Het Gegevenshuis binnenkomen worden vanzelfsprekend vertrouwelijk geregistreerd. Wij volgen hierbij de procedure in de Algemene wet bestuursrecht onder 9.1.2.

Uw klacht bevat tenminste:

• Naam en (indien van toepassing) naam organisatie;
• Adresgegevens e-mailadres en telefoonnummer;
• Dagtekening;
• Klantgegevens (bijvoorbeeld contactpersoon, factuurnummer e.d.);
• Omschrijving van de klacht (feiten, omstandigheden of gebeurtenissen met betrekking tot het ontstaan van de klacht);
• Beleving en ongewenst effect.

Binnen een week na ontvangst van de klacht, wordt telefonisch contact met u opgenomen om de klacht te bespreken. Indien de klacht is gericht tegen een persoon werkzaam bij Het Gegevenshuis, dan wordt deze ook op de hoogte gesteld van de klacht en over de verdere afhandeling.

Indien de uitleg/reactie niet naar tevredenheid is, ontvangt u uiterlijk binnen 2 weken na ontvangst van de klacht alsnog een formele reactie op uw klacht of een mededeling wanneer u een inhoudelijke reactie kunt verwachten.

De behandeling van de klacht wordt uitgevoerd door een lid van het Managementteam die niet bij de klacht betrokken is geweest. In de inhoudelijke reactie wordt aangegeven of de klacht al dan niet gegrond is verklaard. Is de klacht gegrond verklaard, dan wordt vermeld welke interne maatregelen zijn of worden getroffen om een herhaling van de klacht in de toekomst te voorkomen.